Задачи клиники: поручения не теряются между сменами

Зачем клинике раздел задач

В растущей клинике дела вроде «перезвонить по отмене», «повторно отправить анализы» или «подготовить кабинет к приёму» живут в головах, стикерах и WhatsApp. К концу смены часть поручений исчезает: сменился оператор, врач уже ушёл, а пациент ждёт звонка.

Раздел «Задачи» собирает поручения рядом с записью, кассой, лабораторией и диагностикой. У каждой карточки есть ответственный, срок, статус и история обсуждения. Это не «ещё одна программа сбоку»: задача связана с визитом, заказом анализов или исследованием, поэтому при смене смены ничего не теряется.

• Доска потока смены для регистратуры, кассы и руководителя
• Входящие и план смены для врача, медсестры, мастера, склада
• Виды канбан, список, Гант и календарь — один и тот же поток, разные срезы
• Чат, файлы, чек-лист, важность и таймер внутри карточки
• Автоматические поручения из отмен, лаборатории и диагностики

Два рабочих места: доска и входящие

Раздел специально разделён, чтобы руководитель не тонул в чужих карточках, а врач не видел всю операционку клиники.

Доску видят директор, администратор, менеджер, оператор и кассир. Это поток смены: колонки «Отмены пациентом», «Нужно сделать», «В работе», «Ждём», «Проверка», «Готово». Можно завести несколько досок — например, отдельно регистратуру и административный контур.

Входящие — поверхность исполнителя. Врач, мастер, медсестра, косметолог, лаборант диагностики, врач описания и склад видят только поручения, которые назначены им. Рядом — план смены: что взять в работу сегодня, без чужой очереди.

Как открыть и выбрать вид

В боковом меню CRM откройте «Задачи». Вид запоминается в браузере: канбан для потока смены, список — когда нужно быстро отфильтровать, Гант — чтобы увидеть пересечение сроков, календарь — для планирования недели.

• Задачи — основной поток доски
• Входящие — только ваши поручения
• План — срез на смену
• Заметки — личные короткие записи рядом с работой
• Ещё — спринт, команда и помощники для руководителя

1. 1Войдите в CRM с ролью сотрудника клиники.
2. 2Откройте «Задачи» в боковом меню.
3. 3Если вы на доске: переключайте вид «Канбан / Список / Гант / Календарь».
4. 4Создайте задачу вручную, голосом или из шаблона — либо дождитесь автоматической.
5. 5Назначьте исполнителя и срок. Карточку двигайте по колонкам доски или закрывайте исходом.

Что внутри карточки задачи

Карточка — рабочее место по конкретному делу, а не заголовок в списке. Откройте её с доски: справа появится чат задачи, события («отметил как важную», смена исполнителя) и действия.

• Чат задачи — обсуждение остаётся рядом с делом, а не в личном мессенджере
• Чек-лист и подзадачи — прогресс виден на карточке (например, 2/5)
• Файлы — вложения к поручению: скрин, PDF, фото кабинета
• Важность — пометка «срочно», событие пишется в ленту
• Таймер — учёт времени на задаче, пауза и продолжение
• Делегирование и возврат — передать коллеге или вернуть постановщику
• Отложить — через час, после приёма, вечером или завтра утром

Карточки задач на доске El CRM с исполнителями, сроками и отметкой важности

Когда система ставит задачу сама

Сила раздела — в связке с жизнью клиники. Не нужно вручную помнить, что лаборатория не доставила результат или что пациент отменил слот час назад: карточка появляется с ссылкой на нужный объект.

• Отмена записи пациентом → колонка «Отмены пациентом» у оператора. Можно восстановить визит прямо из задачи.
• Сбой доставки анализов → задача «Анализ не дошёл» только у оператора стойки, с каналом и причиной ошибки.
• Сбой доставки заключения диагностики → задача «Заключение не дошло», тот же контур оператора.
• Подготовка к визиту — координация до приёма, если клиника использует этот сценарий.

Доставка анализов в CRM — источник автоматических задач при сбое

Исходы: закрыть звонок без потери следующего шага

Типовой сценарий регистратуры — перезвон. Закрывать карточку кнопкой «готово» опасно: если не дозвонились, завтра никто не вспомнит. В задаче есть исходы с понятным следующим шагом.

• Готово — закрыть без следующей задачи
• Не дозвонился — закроет и поставит перезвон на 11:00 следующего рабочего дня
• На завтра — срок на 11:00 следующего рабочего дня, карточка остаётся
• Через 3 дня — закроет и поставит повтор через три рабочих дня
• Отказ — закрыть без продолжения

Шаблоны, голосовой ввод и несколько досок

Повторяющиеся процессы не нужно каждый раз описывать с нуля. Сохраните карточку как шаблон и запускайте плейбук: «новый филиал», «выход врача», «сбой лаборатории», «обход кабинетов перед сменой».

Задачу можно надиктовать: запись распознаётся, система предлагает заголовок и чек-лист. Пока ИИ обрабатывает голос, в карточке виден статус «В очереди» или «ИИ распознаёт…».

1. 1Оформите одну эталонную задачу с чек-листом и ответственными ролями.
2. 2Сохраните её как шаблон.
3. 3В нужный момент запустите шаблон — карточки появятся на доске.
4. 4Для быстрых поручений используйте поле во входящих или голосовую запись.

Что видит руководитель

Директор оценивает не «сколько сообщений в чате», а открытые дела, просрочки и узкие места. В блоке «Ещё» доступны спринт, состав команды в смене и помощники.

Радар показывает зоны внимания: просрочено без отложения, застряли в ожидании, нет следующего шага. Это планёрка по фактам, а не по ощущениям старшего администратора.

• Фильтр «Мне» на доске — только ваши карточки в общем потоке
• Команда — кто сейчас в смене и какие роли заняты
• Спринт — рамка недели для административных пакетов работ

Кто что видит и кто может менять доску

Смотреть свои задачи может любой сотрудник клиники, которому поручили работу. Создавать карточки могут регистратура, касса, врачи, мастера, медсёстры и склад. Управлять досками, колонками и порядком колонок — директор и администратор.

• Просмотр — все сотрудники клиники и те, кому назначена открытая задача
• Доска смены — директор, администратор, менеджер, оператор, кассир
• Входящие исполнителя — врач, мастер, медсестра, косметолог, склад, лаборант, врач описания
• Проверка карточек — директор, администратор, менеджер
• Порядок колонок — директор и администратор